La planification d’événements peut être une tâche difficile et peut impliquer beaucoup de stress pour les organisateurs d’événements. Par conséquent, nous avons créé quelques conseils clés qui aideront à atténuer le stress inutile lié au processus de planification d’événement et vous aideront à garantir un événement mémorable et réussi.
1) Commencez à planifier l’événement le plus tôt possible
L’un des plus grands avantages que vous pouvez vous donner lors de la planification d’un événement est de commencer le plus tôt possible. Si l’événement est de grande envergure, vous devriez commencer à planifier l’événement environ quatre à six mois à l’avance. Les petits événements nécessitent au moins un mois de planification. Pour assurer le bon déroulement le jour de l’événement, essayez de vous assurer que tous les contrats avec les fournisseurs sont finalisés quelques semaines avant l’événement.
2) Restez flexible
Les choses changeront inévitablement tout au long de la planification d’un événement, et ces changements peuvent être liés aux heures de l’événement, aux lieux ou même au type d’événement que vous organisez. Il est donc important d’être flexible et capable de s’adapter à ces changements.
3) Négocier
Bien que de nombreux fournisseurs vous disent que les prix sont fixes, en réalité, presque tout est négociable. Avec chaque événement, il y aura des circonstances imprévues, alors vous pouvez essayer de négocier le prix le plus bas possible. Il est important de déterminer votre budget avant de rencontrer vos fournisseurs. Vous pouvez essayer de proposer de payer 5 à 10 % de moins que leur devis en vous basant sur votre jugement. Rappelez-vous qu’ils veulent remporter votre contrat à la fin de la journée.
4) Assignez des responsabilités
Vous pouvez diviser les éléments de votre événement tels que la restauration et le transport et déléguer chaque section à des membres de votre équipe. L’avantage pour chaque membre de se concentrer sur une section spécifique est qu’ils seront beaucoup plus attentifs aux petits changements dans chaque section.
5) Utiliser la technologie pour faciliter la planification d’événements
Il est devenu de plus en plus facile de collaborer avec les membres de votre équipe grâce au cloud. Vous pouvez créer un manuel central ou un document qui contient tous les détails, ce qui rendra la planification de l’événement beaucoup plus facile. Cela inclura tout ce qui concerne l’événement, y compris les contrats avec les fournisseurs, les informations sur les participants et le plan d’étage. Cela permet à toute l’équipe de se référer au document en cas d’incertitude.
6) Ayez un plan de secours
Il est très rare, voire impossible, qu’un événement se déroule sans au moins un problème. Donnez la priorité aux éléments les plus importants de l’événement et créez un plan de secours pour chacun d’entre eux. Si plusieurs problèmes sont associés à un aspect particulier, vous devez décider s’il est possible de trouver une alternative ou s’il doit être complètement supprimé de l’événement
7) Faites une répétition générale
Deux semaines avant l’événement, vous devriez effectuer une répétition générale de l’ensemble de l’événement avec votre équipe. Cela devrait couvrir tout, de la configuration initiale au processus de suivi. Une fois les problèmes mis en évidence, vous devriez avoir suffisamment de temps pour les résoudre. Quelques jours avant l’événement, vous devriez répéter à nouveau et effectuer le même processus pour les éventuelles complications.
8) Tout photographier
Votre événement vous donnera une excellente occasion de vous présenter sous un jour positif pour tout événement futur, il est donc important d’avoir un photographe professionnel. Veuillez à ce que ces photos montrent la salle complète, la marque et les participants en train de s’amuser. Cela vous permettra de bien vous préparer pour tout événement futur.
9) Utilisez votre présence en ligne
Utilisez votre événement pour améliorer votre présence sur les médias sociaux. Encouragez vos participants à tweeter à propos de votre événement en créant un hashtag ou encouragez-les à partager vos visuels en créant une géolocalisation.
10) Faites un suivi immédiatement après
Même si l’événement est terminé, votre travail n’est pas tout à fait terminé. Faites un suivi avec vos participants immédiatement après, que ce soit pour recueillir des informations sur leur expérience ou pour démontrer le succès de votre événement. L’essentiel est d’être proactif.
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